Да, копию кассового чека можно принять к учету, если оригинал утрачен. Но одного документа недостаточно — потребуется письменное объяснение сотрудника о причинах отсутствия подлинника. Рассказываем, как действовать, чтобы подтвердить расходы и избежать претензий.
Что изменилось
Минфин и ФНС последовательно указывают: кассовый чек — первичный документ, подтверждающий оплату. Если оригинал утерян, организация вправе использовать копию, но должна обосновать, почему нет подлинника. Позиция ведомств не нова, но на практике бухгалтеры часто сомневаются, достаточно ли копии для налогового учета.
Кого касается
Ситуация актуальна для всех организаций и ИП, которые выдают сотрудникам наличные или корпоративные карты на хозяйственные расходы. Если подотчетное лицо потеряло чек, а бухгалтерия не оформила документы правильно, расходы могут быть исключены из налоговой базы.
Что проверить
- Есть ли у вас копия чека (скан, фото, дубликат из ОФД).
- Можно ли идентифицировать продавца, дату, сумму и состав покупки.
- Оформлено ли письменное объяснение сотрудника об утрате оригинала.
- Утвержден ли в учетной политике порядок действий при утрате первичных документов.
Как действовать
Шаг 1. Получите копию чека
Если чек был отправлен на электронную почту или в SMS — используйте эту копию. Если нет — запросите дубликат у продавца или в личном кабинете ОФД (при наличии фискальных данных).
Шаг 2. Оформите объяснительную
Сотрудник должен письменно объяснить, при каких обстоятельствах утрачен оригинал. Унифицированной формы нет, но в документе стоит указать: дату, место покупки, сумму, причину утраты. Объяснительную подписывает сам сотрудник и его руководитель.
Шаг 3. Составьте акт о приемке копии
Комиссия (или бухгалтер) фиксирует, что оригинал отсутствует, а копия соответствует данным авансового отчета. Акт произвольной формы с подписями ответственных лиц.
Шаг 4. Приложите документы к авансовому отчету
Копия чека, объяснительная и акт хранятся вместе с авансовым отчетом. Это позволит подтвердить расходы при проверке.
Чек-лист: что сделать при утрате оригинала чека
- Получить от сотрудника копию чека (электронную или скан).
- Проверить реквизиты: дата, сумма, наименование продавца, ИНН.
- Взять письменное объяснение о причинах утраты.
- Составить акт о приемке копии чека.
- Приложить все документы к авансовому отчету.
- Отразить порядок действий в учетной политике (рекомендуется).
Риски и нюансы
Налоговые органы могут отказать в признании расходов, если копия нечитаема или не позволяет идентифицировать покупку. Поэтому важно, чтобы на копии были видны все обязательные реквизиты кассового чека: наименование продавца, ИНН, дата и время, сумма, фискальный признак.
Если чек утрачен и копию получить невозможно, расходы можно подтвердить другими документами: товарным чеком, накладной, актом. Но в этом случае риск спора с инспекцией выше.
